Ambos os documentos desempenham papéis complementares na gestão financeira de uma organização, proporcionando uma visão abrangente e equilibrada das suas operações e objetivos comerciais. No entanto, embora partilhem o mesmo objetivo, a sua utilização difere significativamente.
A fatura proforma é frequentemente adotada por empresas que comercializam produtos, enquanto os orçamentos são mais comuns em empresas que prestam serviços. Enquanto a fatura proforma se concentra na antecipação e na negociação de transações comerciais futuras, o orçamento é essencialmente uma ferramenta de planeamento e controlo financeiro a longo prazo.
No entanto, no que diz respeito aos efeitos contabilísticos e fiscais é que podemos encontrar a diferença mais relevante. O orçamento é legalmente vinculativo e reconhecido como um documento oficial, ao passo que a fatura proforma não possui esse estatuto.