Embora seja mais vantajoso utilizar o programa de reconciliação bancária integrado com os softwares Gestware, não é obrigatório recorrer a eles. O software permite também a gestão e reconciliação de movimentos importados a partir de ficheiros Excel, provenientes de outros sistemas, desde que estejam num formato compatível.
Deve navegar até à opção Configurações/Configurações do menu do programa e introduzir os dados de ligação à base de dados do Gestware Comercial/Administrativo e/ou Gestware Next.
Primeiro deve descarregar o extrato bancário em Excel através do home banking do seu banco.
De seguida deve navegar até à opção Movimentos/Bancários do menu, selecionar a Conta Bancária e clicar no botão Importar.
Carregue o ficheiro do seu extrato bancário e selecione o seu formato. Ao clicar em Seguinte serão apresentados os movimentos presentes no ficheiro.
Para concluir a importação destes movimentos deve clicar em Importar.
Caso o seu extrato não seja aceite pelo programa deve utilizar um dos formatos internos disponibilizados. Consulte os modelos aqui e utilize o que mais se assemelhe ao do seu banco, copiando os dados do seu ficheiro para o modelo escolhido.
Deve aceder à opção Movimentos/Contabilísticos e clicar no botão Importar.
Estão disponíveis 3 opções, sendo que as 2 primeiras importam os movimentos diretamente dos softwares de contabilidade da Gestware.
Ao selecionar uma dessas duas opções e clicando em Seguinte, terá que filtrar a firma, o código da conta bancária na contabilidade, o período e o estado dos movimentos a importar.
Clicando em Seguinte, serão apresentados os movimentos encontrados.
Para concluir a importação destes movimentos deve clicar em Importar.
A terceira opção permite importar um extrato da contabilidade em ficheiro Excel de formato interno. Pode consultar o ficheiro aqui.
Basta copiar os dados do ficheiro de extrato extraído de qualquer outro software para o formato interno e carregar na aplicação.
Os movimentos encontrados serão apresentados como demonstrado nas opções anteriores e deverá clicar em Importar para finalizar.
Deve aceder à opção Movimentos/Pagamentos ou Recebimentos e clicar no botão Importar.
Estão disponíveis 3 opções, sendo que as 2 primeiras importam os movimentos diretamente dos softwares de gestão comercial da Gestware.
Ao selecionar uma dessas duas opções e clicando em Seguinte, terá que filtrar a firma, os tipos de documentos e o período dos movimentos a importar.
Clicando em Seguinte, serão apresentados os movimentos encontrados.
Para concluir a importação destes movimentos deve clicar em Importar.
A terceira opção permite importar um extrato de pagamentos ou recebimentos em ficheiro Excel de formato interno. Pode consultar o ficheiro aqui.
Basta copiar os dados do ficheiro de extrato extraído de qualquer outro software para o formato interno e carregar na aplicação.
Os movimentos encontrados serão apresentados como demonstrado nas opções anteriores e deverá clicar em Importar para finalizar.
São períodos mensais onde é efetuada a verificação entre os movimentos bancários e os respetivos movimentos lançados na contabilidade.
São períodos mensais onde é efetuada a verificação entre os movimentos bancários e o registo de pagamentos e recebimentos da empresa.
Deve aceder à opção Reconciliação/Contabilidade ou Reconciliação/Pagamentos e Recebimentos do menu princial, selecionar a conta bancária e clicar em Novo.
Nota: Só pode existir um período de reconciliação por ano/mês em cada uma das opções.
Deve selecionar o período e clicar em Editar e será apresentada uma mensagem a perguntar se pretende importar os movimentos para a reconciliação, deve responder que sim.
Será apresentado o ecrã seguinte onde poderá efetuar a reconciliação de movimentos.
Antes de começar a reconciliação tenha em atenção a legenda da imagem:
- Caso não tenha procedido com a importação de movimentos para a reconciliação, pode fazê-lo clicando neste botão.
- Caixa de pesquisa nas 2 tabelas em simultâneo.
- Botão de gerar sugestões de associações entre documentos.
- Botão de limpar todas as sugestões apresentadas.
- Caixa de pesquisa na tabela de movimentos bancários.
- Caixa de pesquisa na tabela de movimentos contabilísticos (ou pagamentos e recebimentos).
- Coluna de seleção de movimentos a associar e indicador de estado do movimento.
- Coluna de texto livre para introdução de notas.
- Indicador de sugestão existente associada ao movimento.
- Coluna de seleção de movimentos a associar e indicador de estado do movimento.
- Coluna de texto livre para introdução de notas.
- Movimentos bancários seleciados para associação.
- Movimentos contabilísticos ou pagamentos e recebimentos seleciados para associação.
- Somatórios dos movimentos selecionados, diferença e estado da reconciliação ativa.
- Botão de criar nova reconciliação entre movimentos. Caso esteja selecionado um movimento com reconciliação existe este botão será apresentado com a designação Editar. Quando estiver a editar os movimentos o botão apresentará a designação Fechar para concluir as alterações efetuadas.
- Botão de aceitar a sugestão selecionada.
- Botão de aceitar todas as sugestões.
- Filtro de movimentos a apresentar.
Para reconciliar movimentos clique em Criar, depois selecione os movimentos de ambas as tabelas e clique em Fechar para finalizar e passe à reconciliação seguinte.
Assim que terminar de reconciliar os movimentos clique em Gravar para manter as alterações efetuadas.
Nota: Caso exista integração com algum software de contabilidade da Gestware, os movimentos reconciliados ficarão marcados com estado 1 nos Extratos de Contas SNC do respetivo programa.
Sim, no ecrã de reconciliações deve pressionar o botão Sugestões, de seguida é apresentado o símbolo 
nos movimentos onde o programa encontrou uma sugestão.
Ao clicar em determinado movimento com sugestão será apresentado em baixo, a amarelo, os movimentos associados.
Se estiver de acordo com a sugestão data pelo programa, basta clicar em Aceitar.
Ao clicar com o botão direito do rato no movimento está disponível a opção de o excluir.
Deve selecionar o período a fechar e clicar em Abrir/Fechar.
Ao selecionar um período de reconciliação ficará visível no menu principal, uma zona de opções com designação Pré-Visualizar, onde tem a opção Imprimir..., entre outras.
